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Acontece Digitalização evita prejuízo milionário e aumenta margem operacional em até 60%

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Por ano, os gestores de uma empresa perdem, em média, quatro semanas na tarefa de procurar informações devido a falhas ou incongruência na organização de dados e documentos. Diariamente, 7,5% do tempo de expediente de colaboradores é perdido nesta mesma tarefa.

Os dados são da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos. E vão além, mostrando que todo ano entre 3% e 5% dos arquivos de uma empresa são perdidos ou extraviados, gerando um custo de recriação de, em média, US$ 120 por documento, incluindo todos os processos necessários para fazê-lo novamente– o que, muitas vezes, implica em renegociar prazos, coletar novamente assinaturas e depender do tempo e disponibilidade dos assinantes, refazer cadastros, entre outras centenas de situações que podem ser elencadas.

Ainda segundo pesquisa da ABGD, 30% de todo o papel acumulado nas companhias brasileiras é, simplesmente, inútil e pode ser eliminado sem prejuízo ao negócio, ao contrário: reduzir a papelada e os processos operacionais que a envolvem traz cortes de custos e otimização de recursos, ganho de tempo e produtividade significativos.

Para Guido Kirst, diretor da CGK, empresa especializada em produtos e serviços de Tecnologia para os ambientes corporativo, de ensino e de governo, a análise de tais dados deixa um cenário claro: o gerenciamento eficiente de documentos corporativos é imprescindível para o ganho de competitividade.

“Digitalizar, no segmento corporativo, é um imperativo para o crescimento dos negócios”, sentencia Kirst.  “E isto vale para empresas de todos os setores. No segmento jurídico, por exemplo, a economia que a substituição de documentos em papel por digitalizados, ou mesmo a troca de softwares engessados de tratamento de documentos por soluções avançadas, que permitam melhor manejo dos materiais, pode representar um divisor de águas entre a estagnação e a expansão”, complementa.

Como exemplo, o diretor propõe avaliar o cenário de um escritório de advocacia que usa PDFs comuns para tramitação de processos nas diversas instâncias em que deve operá-los, tendo que cortar os extensos conteúdos em dezenas, por vezes centenas, de arquivos para fazer caber na capacidade de envio das ferramentas de e-mail e outros sistemas, como os próprios sistemas dos tribunais e órgãos correlatos. Ainda, a cada mudança nos conteúdos, os advogados precisam refazer os arquivos e gerar novos PDFs, recomeçando do zero toda a saga de divisão do arquivo por tamanho em KB.

 

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