Sábado, 31 de Outubro de 2020

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Geral Saiba como organizar sua rotina digital e ser mais produtivo online

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O home office também significa que você provavelmente será bombardeado com alertas a cada segundo do dia. (Foto: Reprodução)

Para muita gente, trabalhar remotamente pode ter eliminado deslocamentos diários e permitido o sonho de passar o dia todo de pijama. Por outro lado, o home office também significa que você provavelmente será bombardeado com alertas a cada segundo do dia – com e-mails pessoais e profissionais lotando caixas de entrada e notificações mostrando cada notícia nova ou comentário naquela sua foto #tbt do Instagram.

Se você está sofrendo de fadiga tecnológica ou simplesmente tentando se tornar mais produtivo online, aqui estão alguns passos que você pode seguir para organizar seu mundo digital.

Crie divisões de tempo

Especialista na interseção entre tecnologia e cultura, o professor Cal Newport, da Universidade Georgetown, disse que muitas pessoas sucumbem ao que ele chama de método reativo. Em vez de esperar um pouco, elas instantaneamente reagem a qualquer comunicação – mensagens, e-mails, mensagens via Slack – enquanto tentam ao mesmo tempo fazer algum progresso em seus trabalhos.

Em um momento, estão respondendo a um e-mail enviado pelo professor do filho, no momento seguinte, estão participando de uma videoconferência — confundindo a fronteira entre o profissional e o pessoal. “Isso mistura as duas vidas completamente”, disse Newport. “Você nunca está sem trabalhar. Você sempre se sente ficando para trás.”

Para evitar esse ciclo, defina um cronograma digital fixo que determine claramente quando você está trabalhando, quando você está cuidando da família e quando está relaxando. Lide com as comunicações referentes a diferentes partes de sua vida apenas durante esses momentos. Reserve alguns períodos de tempo para verificar mensagens pessoais. E só leia as manchetes do dia pela manhã, assim você não verifica casualmente as notícias durante o horário de trabalho.

“Em nosso momento atual, não olhar nenhuma notícia parece ser uma traição à nossa responsabilidade cívica”, disse Newport. “Mas, por outro lado, ficar vendo as notícias a todo momento pode ser uma traição à sua sanidade.”

Defina expectativas

Converse com seus colegas – ou, se você for um professor, com seus alunos – a respeito de quando você está disponível para respondê-los. “Defina expectativas para todos os envolvidos”, disse Lynette O’Keefe, diretora de pesquisa e inovação do Online Learning Consortium, uma organização sem fins lucrativos que oferece orientação de ensino digital para educadores.

Isso pode ajudar a reduzir o volume de mensagens recebidas e a deixar claro para os demais que seu horário pode não estar alinhado ao deles. Educadores, por exemplo, devem deixar claro aos alunos se respondem a e-mails fora do horário de expediente ou não.

“Espera-se que estejamos muito mais disponíveis, o que talvez seja irônico”, disse Ioana Literat, professora de Comunicação do departamento de Formação de Professora da Universidade Columbia. “Temos muito mais responsabilidades e nossas vidas estão tão caóticas agora.”

Assuma o controle de sua caixa de entrada

Uma das maneiras mais simples de limpar a sua caixa de entrada é cancelar a inscrição nas listas de e-mail. Os aplicativos de e-mail do Gmail e da Apple informam aos usuários se um e-mail é de uma lista de distribuição cuja inscrição pode ser cancelada com apenas um clique. Use isso a seu favor.

Você também pode classificar – e limitar – e-mails filtrando-os por remetente, destinatário ou assunto. Digamos que você receba um relatório de progresso semanal que é bom ter guardado, mas não precisa ser lido assim que chegar. Você pode criar um filtro que irá marcá-lo automaticamente como lido, enviá-lo para seus arquivos ou dar-lhe uma determinada categoria. Para sua caixa de entrada pessoal, considere a criação de marcadores para contas ou lembretes de compromissos, para que eles não se percam no meio de tudo

Em seguida, avalie se você seria mais produtivo se consolidasse seus e-mails pessoais e profissionais em uma única caixa de entrada. Se você se preocupa em perder informações importantes de um dos dois e alterna constantemente entre os dois, importe-os para um único endereço. Você pode fazer isso no Gmail usando a opção de busca de e-mail ou no Outlook criando aliases que enviam e recebem e-mails de contas diferentes. Ambos os sistemas também possuem recursos que podem encaminhar automaticamente todos os seus e-mails de uma conta para outra.

Se você faz parte de uma grande equipe e sente que longas conversas de e-mail muitas vezes atrapalham uma tarefa que precisa ser concluída, pense em um fluxo de trabalho eficiente. Talvez isso signifique colocar ideias em um documento do Google compartilhado ou realizar reuniões semanais para discutir metas específicas. Ter um processo estruturado “reduz substancialmente o número de conversas simultâneas e assíncronas que acontecem”, disse Newport.

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