Por Redação O Sul | 9 de maio de 2015
O volume de comunicação corporativa trocada eletronicamente é tão grande que as pessoas tendem a enviar e-mails sem pensar muito sobre eles. Mas mesmo em mensagens rápidas, é importante observar regras de etiqueta. “O e-mail é frequentemente a primeira impressão que os outros têm de você”, sugere a especialista em etiqueta Jacqueline Whitmore, que já realizou programas de treinamento de lideranças para várias empresas.
Jacqueline acredita em uma premissa essencial: melhor errar pelo excesso de formalidade do que o contrário. Quando escreve um e-mail, ela sempre começa com uma saudação. “Um e-mail merece um cumprimento. Nós nos tornamos tão descuidados na forma de nos comunicar que nos esquecemos dos bons hábitos.”
Se o destinatário é alguém que Jacqueline não conhece, ela provavelmente começa com “Prezado (a)”. Geralmente, porém, ela usa o “Olá”. Depois dessa primeira troca, segue as pistas dadas pela resposta da pessoa. “Se a pessoa diz ‘oi’ para mim, responderei com ‘oi’”, afirma. “Eu vou me espelhar na pessoa a quem eu estou enviando o e-mail”, complementa.
A questão do tempo é importante. “A regra é que você responda um e-mail em 24 horas”, ressalta Jacqueline. “Mesmo se você não tem a resposta solicitada, responda e diga ‘Obrigado por seu e-mail’ – Te responderei em tal data.”
Sentença curta e atenciosa.
Autora de dois livros, “Poised for Success” (“Pronta para o Sucesso”, em tradução livre) e “Business Class: Etiquette Essentials for Success at Work” (“Classe Executiva: Fundamentos de Etiqueta para Sucesso no Trabalho”, também em tradução livre), Jacqueline prefere iniciar o corpo do e-mail com uma sentença curta e atenciosa. “Se você não tem falado com a pessoa ultimamente, é melhor colocar algo delicado no início como ‘Feliz Ano Novo’ ou ‘Espero que você tenha aproveitado suas férias’.”
Depois disso, seja o mais direto e objetivo possível. “Eu sempre escrevo sentenças muito curtas. As pessoas têm centenas de e-mails para responder em um dia. A probabilidade de resposta aumenta quando o e-mail é mais curto.”
A especialista ressalta que gosta de deixar seus parágrafos curtos. Com pessoas especialmente ocupadas, dividir o assunto em itens é uma boa ideia. “Eu trabalho com muitos executivos que são muito ocupados, e eles querem apenas os fatos”, diz. “Eu quase elaboro o e-mail como um memorando para facilitar a leitura.”
Embora possa ser fácil usar um tom casual, especialmente se você está escrevendo o e-mail no celular, Jacqueline adverte contra isso. “Lembre-se que e-mails podem ser reenviados, podem ser replicados. Deixe as emoções de fora e mantenha sempre a simplicidade.”
Ao mesmo tempo, ela é cuidadosa em não ser breve demais. “Ninguém pode ver sua expressão ou ouvir o tom de sua voz, então, a única forma de sentirem suas emoções é através do tom usado na mensagem”, diz. A despedida também pode ter armadilhas. “Se você não conhece bem a pessoa, a melhor forma de encerrar a mensagem é: ‘Saudações’.” (Folhapress e AG)
